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山东艺术学院合同管理办法
2017-12-15 09:24   审核人:

山东艺术学院合同管理办法

 

第一章  总 则

第一条 为了规范学校合同管理,防范风险,维护学校合法权益,根据《中华人民共和国合同法》,特制定本办法。

第二条 学校依法规范和完善各类合同的签订、履行及纠纷处理程序,明确各单位及有关人员的责任,保证各类合同的合法性与可行性。

第三条 本办法适用于学校及各职能部门、下属非法人单位与其他法人或非法人组织、自然人之间订立的所有合同。本办法所称合同,包括合同、协议,以及其他设立、变更、终止权利义务关系的法律文书。

第四条 学校各单位及合同承办人员、管理人员在办理合同工作过程中应当遵循下列原则:

(一)依法签订合同,保证合同的合法性;

(二)切实履行合同,保证合同的有效性;

(三)有效监控合同,保证资料的完整性;

(四)及时处理合同纠纷,维护学校的合法权益。

 

第二章 管理机构及其职责

第五条 合同承办单位的主要职责为:

(一)负责所承办合同的可行性分析论证和合同对方当事人的资信调查;

(二)负责合同的洽谈和文本起草,将合同提交业务主管部门和归口机构审查,并在审查通过后提请校长签署或校长授权签署;

(三)将合同及时提交学校档案室存档;

(四)负责具体执行合同,跟踪掌握合同履行情况,及时向学校汇报合同履行过程中发生的问题,提出解决问题的意见和建议,收集保管合同签订及履行过程中形成的有关资料;

(五)处理或协助处理合同纠纷;

(六)完成学校交办的其他工作。合同承办单位为两个或两个以上单位的,可根据工作分工和学校授权,分为主要承办单位和协助承办单位,一般由主要承办单位承担上述职责,需要协助承办单位承担部分职责或提供有关配合的,由主要承办单位进行协调或申请学校领导进行协调。

第六条 签订合同应当遵守国家法律、法规和政策规定,遵守学校合同管理制度,贯彻平等互利、等价有偿、诚实信用的原则。

 

第三章 合同的订立

第一节 一般规定

第七条 合同原则上应当由己方或以己方为主起草。国家或行业有标准或示范文本的,应当优先采用,并根据实际情况对合同进行补充、修改,依法维护己方权益。有关的科研合同,项目委托单位有格式合同和专门要求的,可根据实际情况采用。

第八条 订立合同,除即时清结者外,一律采用书面形式。各方经协商一致对合同的修改,补充合同的文书、电报、电传、图表等,是合同的组成部分。除特殊情况外,合同文本应当正式打印或印刷制作。

一般情况下,应在合同中约定合同文本至少由学校持有二份,其中一份由承办单位保存,一份用于学校档案室归档。

第九条 合同的语言应准确、严谨、简练。

合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数,涉及金额的数字应同时附上大写。

第十条 合同条款应当完备、严密,除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外,还可以根据具体情况约定其他条款。合同一般应包括以下条款:

(一)当事人的名称、住所,法定代表人姓名、职务,代理人姓名、职务、联系方式;

(二)标的;

(三)数量;

(四)质量;

(五)价款或者报酬;

(六)履行期限、地点和方式;

(七)违约责任;

(八)解决争议的方法;

(九)其他根据合同的种类、标的应当具备的条款。

第十一条 合同有关争议的解决,一般情况下,应约定由己方所在地的人民法院管辖,以方便学校通过诉讼程序维护合法权益。

第十二条 合同设立担保的,应严格依照法律规定明确担保的期限、方式和范围,可以将担保作为主合同的一个条款,也可以另外签订独立的担保合同,作为主合同的附件。必要时,也可与对方当事人协商一致,根据实际情况将担保条款或担保合同设定为主合同的生效条件。

第十三条 合同承办单位在合同协商谈判之初,即应明确指定具体承办人,由承办人在承办单位直接领导下进行具体的协商工作。

第二节 合同洽谈

第十四条 合同协商洽谈和签订之前,合同承办单位及其承办人应当审查对方当事人的主体资格和履约能力,要求对方当事人出具相应的授权委托书、法人登记证、组织机构代码证、经营许可证、资产负债表、银行资信证明等能够证明其身份、资信的有关文件,必要时应当要求对方提供相应的担保。

合同承办单位及其承办人应当详细调查、了解和掌握对方当事人的下列情况:

(一)主体资格是否真实、合法、有效;

(二)资信情况是否全面、可靠;

(三)履约能力是否有保证;

(四)合同标的的真实性;

(五)委托的代理人其代理事项、权限和代理期限是否明确、有效:

(六)应当掌握的其他相关情况。

合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的,不应与其签订合同;必须签订合同时,应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中,以保证形式作出的担保,其担保人必须是具有代偿能力的法人实体,并应对担保人适用前款规定进行审查。

第十五条 在合同谈判、洽商过程中,应当遵守法律对要约和承诺的规定。对谈判、洽商过程中往来的电报、电传、信函、图表、电子数据交换和电子邮件等电文数据资料,要妥善保存。如有不同意见,应当及时回复对方,以免延误造成损失。

第三节 合同审查

第十六条 合同审核部门应对审核的合同出具书面审核意见,并须由审核机构负责人及具体审核人员签字。审核意见应明确、具体,禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言,上述语言的使用,视为对合同草案的否定。

第十七条 合同承办单位应将完成审核的合同提请校长签署或校长授权签署,加盖学校印章。严禁在空白合同书上加盖学校印章。

第四节 合同签订

第十八条 合同的签署。己方在合同上签字之前,原则上应当让对方当事人先行在合同上签字盖章,或者双方同时签字盖章。对方先签字、盖章的情况下,学校合同承办人必须对合同逐条核对,保证合同内容无误。不得将学校已签字、盖章而对方未签字、盖章的合同,全部交给对方或邮寄对方签字、盖章,防止造成学校被动。

第十九条 签订合同应当加盖骑缝章。合同的末页应当载有合同正文条款,否则应标明“此页无正文”字样,以示末页仅为签字盖章页。严禁将仅有学校签字、盖章却无合同条款的合同末页,交、寄给对方签字盖章。向国家或地方政府申报科研项目的合同有此情形的,可按项目资助方的要求执行。

第二十条 合同承办单位及其承办人应负责合同的执行,跟踪、监控和推动合同的实施,随时向主管校领导报告合同执行进展,协调解决或请求学校协调解决合同履行中遇到的问题,全面维护学校权益,保证合同得到全面、及时和正确的履行。

 

第四章 合同的履行

第二十一条 合同正式生效前,学校不得实际履行合同。合同生效后,必须全面、及时、实际履行合同,除法律另有明文规定或合同有约定外,不得擅自改变或转让合同义务。

第二十二条 合同生效后,如对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定,合同承办单位应当及时申请学校向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件督促其履约。如因对方违反合同而使己方受到损失,应当及时采取措施防止损失扩大,并注意收集、保全有关证据。如果己方不能履行合同,合同承办单位应当积极采取补救措施,减少损失;遇有不可抗力等情况影响合同履行时,应当及时以书面形式通知对方,并积极采取措施减少损失发生,并注意收集、保全有关证据。

第二十三条 变更和解除合同,应当符合法定或约定的条件。

 

第五章 合同的变更与终止

第二十四条 合同承办人发现签约时的条件发生变化,继续履行合同将给学校造成损失时,应当及时告知合同承办部门,并向主管校领导、必要时向校长进行请示,建议变更或解除合同。

合同承办单位及其承办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函或电报后,必须及时告知合同承办部门,并向主管校领导、必要时向校长进行请示,立即做出相应处理。

第二十五条 变更或解除合同应当注意以下事项:

(一)合同主体变更,应当征得合同各方同意;

(二)合同中有担保条款的,变更合同应当经原担保方同意并签章予以确认;

(三)合同经过上级主管部门批准的,变更或解除合同的协议应当报原批准机关批准;

(四)合同经过公证的,变更或解除合同的协议应当报原公证机关备案;

(五)变更或解除合同的通知或答复应当在法定或约定的期限做出;

(六)变更或解除合同的协议或通知应当采用书面形式;

(七)法律法规有特别规定的应当按法律规定办理。

第二十六条 变更或解除合同参照本办法规定的合同签订程序进行。

第二十七条 合同由校长或经校长授权的代表对外签订,没有学校规范性文件的例外规定或未经校长授权,校内任何部门、单位和个人,不得以学校或本部门、本单位名义对外签订任何合同。

学校规范性文件明确规定由他人代表学校签订合同的,校长保留随时亲自在合同上签字的权利。

 

第六章 法定代表人授权委托

第二十八条 学校办公室统一管理与合同相关的法人授权委托事宜,负责授权委托书的出具、编号及备案工作。合同承办单位可根据需要,申请校长授权本单位有关人员代表学校对外签订合同。申请授权原则上一事一申请。

签订合同时需要学校提供法定代表人身份证明书的,比照授权委托书的出具与使用办法进行管理;需要学校提供法人机构代码证的,由学校办公室按规定程序审核办理。

第二十九条 对外出具学校法定代表人授权委托书,应载明委托代理人姓名、职务、代理事项、代理权限、代理期限,并由法定代表人签名,加盖学校印章。授权代理事项和权限必须具体明确,不得笼统使用“全权代理”字样。

 

第七章 合同备案、存档与资料收集管理

第三十条 各单位、各部门应当加强对合同文本及其他合同资料的管理,建立健全合同资料管理制度。合同承办单位应做好合同签订前后及履行和纠纷处理过程当中形成的各种合同资料的收集、归档与保管工作。

第三十一条 对于合同签订、履行及纠纷处理过程中形成的文件,合同承办单位应按照学校档案管理办法,及时将有关资料上报学校档案室归档,同时在本单位保存已存档文件资料的复印件,标明原件存档的时间和处所。合同事项未了结之前,合同承办单位应连续不间断归集和保管有关材料,形成从合同谈判到签订直至履行完毕的一整套完整的合同资料,发生合同纠纷的,纠纷处理过程中形成的资料也要一并归集保存,对上述资料中需要存档的文件,依学校档案管理规定按年度上报存档。

第三十二条 合同承办单位及其他有关单位应建立健全合同资料内部管理制度,加强保密工作,防止合同资料和秘密外泄。

第三十三条 合同资料原则上应长期保存,法律法规或学校档案管理办法有特别规定的,从其规定。

需要销毁合同资料的,应履行相应的审批程序。

第三十四条 合同承办单位应建立动态的合同台账,加强对合同的跟踪管理。合同台账可记载以下内容:序号、合同号、合同名称、签约单位、签约人、合同标的、合同金额,履行情况及违约、变更、转让、解除等事项。

第三十五条 学校纪委、监察处和审计处依照各自权限对学校合同管理工作实施监督、检查与指导,发现问题应及时报告学校并进行纠正和查处。

 

第八章 奖励与惩处

第三十六条 学校及各单位可对在合同管理工作中作出成绩及避免或挽回经济损失者予以表彰和奖励。

第三十七条 有下列情形之一,情节严重造成重大经济损失的,对责任人予以纪律处分;涉嫌犯罪的,提请司法机关追究刑事责任:

(一)不按本办法规定签订合同的;

(二)签订有重大缺陷合同或无效合同的;

(三)审核人员无正当理由延误审核的;

(四)审核人员疏忽大意未审出合同重大缺陷的;

(五)未依法律和本办法规定变更或解除合同的;

(六)丢失合同文本及其他相关文件的;

(七)提供虚假资料的;

(八)超越授权或滥用授权的;

(九)玩忽职守,不积极认真履行合同,引起纠纷的;

(十)发生纠纷后,隐瞒情况、不及时汇报或不及时采取措施的:

(十一)应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的:

(十二)在合同签订或履行过程中,与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的:

(十三)泄露学校合同意向、商业秘密或其他机密的:

(十四)合同用印违反学校规定的:

(十五)不按规定收集、保管合同资料及将合同提交备案和存档的:

(十六)其他违反法律法规和学校规定,造成学校损失的。

 

第九章   附则

第三十八条 本办法由学校办公室负责解释。

第三十九条 本办法自发布之日起施行。


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